מאת ד"ר אורן דיין
כשהחדשנות הפכה לגורם מרכזי בחיי היומיום, הלך והתמעט היתרון היחסי של החברות בשוק מכיון שלרוב החברות יכולות דומות בהטמעת טכנולוגיות קיימות. מכאן, שכוח הבידול חזר לאנשים עצמם, למוחות האנושיים שיושבים כעת מעל הטכנולוגיה וצריכים לייצר רעיונות חדשניים שגם יעזרו להשתמש בטכנולוגיה בצורה יצירתית יותר וגם יוכלו להביא לשוק את הבידול. התפקיד הזה קשה מבעבר מכיון שתחומי הידע בתהליך סיעור המוחות דורשים ידע נרחב במיוחד, מכיון שבימינו עכשיו הוא צריך לכלול גם את היכולות הטכנולוגיות, ולא כפי שהיה בעבר, שסיעור המוחות נדרש היה לייצר רק רעיונות טובים ונוחים ליישום.
מכיון שתהליך סיעור המוחות הוא כלי הכרחי כמעט לצמיחת העסק, שיפור תוצאות, וכלי מצויין למיתוג ובידול נדגים את השלבים ההכרחיים בתהליך על מנת לייצר שקיפות תהליכית.
1. נקודת פתיחה
תחילה יש לוודא שכל המשתתפים בתהליך מתחילים מאותה נקודה. על כן יש לשתף את כל המשתתפים בידע הקיים, עובדות, נתונים, רעיונות שהצליחו כבר ואלה שלא. חשוב גם להדגיש מה המכשולים בתהליך, איפה ישנם קשיים, אם יש מתנגדים לתהליך מה מניע אותם ומה היעדים של החברה לזמן הקרוב על מנת לייצר התאמה בין התוצרים לבין מטרות ויעדי החברה. חשוב להסביר מה מנסים לייצר, להסביר את המטרות ולמה מצפים מהתהליך כולו. זה יבטיח נקודת פתיחה אחידה למרות העובדה שלכל אחד בצוות סיעור המוחות ידע שונה לגבי השוק / מוצר / מותג. כדאי לבדוק את החלק הזה בתהליך על ידי השאלה האם הם מסוגלים לבטא בפשטות מה רוצים להשיג בתהליך הזה.
2. מינוף מומחים
בתהליך סיעור המוחות כדאי לשלב אנשי מקצוע מיומנים מתחומים שונים שיכולים לשפוך אור שונה על כל תהליך היצירה. יש ערך עצום בחשיבה החיצונית לתחום אותו מנסים לפתח בעיקר בגלל קיבעון תעשייתי / נישתי של כל הנוגעים בתחום. קל מאוד לפתח עיוורונים בקטגוריה, ערוץ, תעשייה או תחומים אחרים הקשורים לתהליך, ועל כן נכון לצרף לתהליך אנשים שונים מקומות שונים עם ידע חוץ תעשייתי. הרבה פעמים הם שואלים שאלות ומביאים דוגמאות ותקדימים מדיסציפלינות אחרות. הם רואים את הצרכן פוטנציאלי, הלקוח או המטופל מזווית אחרת ומביאים לוגיקה אסוציאטיבי שתורמת מאוד לתהליך ההתפתחות אותו מנסים להשיג
3.ניהול תהליך מדויק מאוד
מכיוון שלא כולם שווים ברמת הידע הספציפית שלהם לגבי המוצר או התעשייה כדאי להשתמש במנחה חיצוני לתהליך שאפשר לכל אחד מהמשתתפים אפשרות לדבר ולהביע דעה, לשאול שאלה או לתת תשובה. זה נדרש על מנת למקסם את תוצאות סיעור המוחות בו מרגישים כל חברי הצוות שיש להם אפשרות לתרום ולהפרות את התהליך. מצב בו רק חלק מחברי הקבוצה דומיננטיים מסכן את התהליך ואת החדשנות בו.
4. נטרול של גורמים מפריעים
הרבה פעמים כדאי להפריד את המשתתפים מהטלפון, אייפד, או כל גורם אחר שמסיח את הדעת. הדיונים האלה מחייבים הקשבה ותשומת לב מלאה, רק כך ניתן להגיע לתוצאות. הטלפון בימינו הפך להיות גורם מפריע מרכזי בהרבה מתחומי החיים ולכן בידוד במקרה הזה יכול מאוד לסייע. מעורבות גדולה של כולם בתהליך הוכחה שגורם הצלחה עיקרי בסיעור המוחות. השתתפות, ערנות, תגובתיות, חשיבה יוצרת, גירוי מוחי לתמונות, סרטונים, דעות אחרות של המשתתפים כולם הכרחיים לביצוע טוב יותר לאורך זמן. כמובן שיש הפסקות בתהליך וניתן להתחבר לחיים שוב לפרקי זמן קצרים.
5. תיעוד
בתהליכים כאלה עולים המון רעיונות ולא תמיד זוכרים את כולם לכל אורך הסשן. לכן כדאי לתעד אותם, תיעוד שכזה יכול לעזור מאוד גם אם לא תמיד רואים כיצד הם יכולים לסייע ברגע זה ממש. דיונים, שאלות קשות, תשובות, בעיות ולבטים, התנגדויות, מכשולים בתהליך, כל אלה הם חלק בלתי נפרד מהתהליך. כחלק מהתהליך הזה נלווה תהליך של שאילת שאלות המשך, ממה נובעות השאלות, ההתנגדויות, ההצלחות. חקר אמיתי של כל הנושאים האלה מצליח בסופו של דבר לבנות בסיס רחב להצלחת התהליך המתוכנן. גם פה ניתן יהיה לראות את הערך הרב שמביאים מומחים שונים מתחומים שונים, מוטיבציה, ידע נרחב, ונקודות המבט השונות והעמוקות שלהם יכולות לסייע לשלמות התהליך.
6. סיום התהליך
סיעור המוחות לא מסתיים עם הפגישה האחרונה. צריך להרכיב סיכום מפורט של הנושאים שעלו לדיון, פלטפורמות ורעיונות מרכזיים לביצוע, שאלות לעתיד, כשלים אפשריים ופתרונות. צריך לבצע תיאום על הצעדים הבאים של הקבוצה, מי הבעלים של איזו יוזמה ומי אחראי על איזה חלק בתהליך. לאחר מכן ניתן לשמר פגישה תקופתית על מנת לבקר את התהליך ולשפר אותו באופן סיסטמתי.
סיעור מוחות תקופתי יכול להתבצע כשיחת ועידה, מפגש פיזי, מפגש וירטואלי בהנחיה טכנולוגית, כדי לעודד יצירתיות והפרייה הדדית. זה הרבה יותר טוב וקל מאשר לשבת לבד מול דף ריק ולנסות להמציא את עצמכם מחדש.